ELECTRONIC RESOURCE MANAGEMENT SYSTEMS
A Solution with Its Own Challenges
University of the Western Cape, Cape Town, South Africa
August 16-17, 2007
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Rochelle BALLARD e Jennifer
LANG (Princeton
University Library) Nel decennio scorso, la proliferazione delle risorse elettroniche e dei modi di accedervi hanno complicato notevolmente la loro gestione. In anni recenti molte biblioteche hanno acquisito sistemi ERM (dall'inglese Electroniche Resource Management) per l'amministrazione e gestione delle risorse elettroniche, con particolare riguardo a licenze e contratti d'uso. La possibilità di visualizzare tutti i dati e le informazioni relative a una particolare risorsa senza dover accedere a svariati archivi (file) e fogli elettronici (spreadsheet) rappresenta forse il beneficio maggiore di un sistema di questo genere. In quale consente anche di eliminare eventuali ridondanze di personale e duplicazione degli sforzi in questo settore, e può facilmente generare elenchi alfabetici di riviste e database in formato elettronico. Altri, meno prevedibili benefici possono essere una pi attenta analisi e snellimento del flusso di lavoro (workflow), laddove necessario, identificazione e risoluzione di problemi di catalogazione e, più importante ancora, alleanze altrimenti improbabili tra reparti interni ed esterni all'istituzione. In questa presentazione, Rochelle Ballard e Jennifer Lang descrivono i vantaggi, ovvi e meno ovvi, derivanti dall'acqusizione e messa in opera di un sistema di gestione delle risorse elettroniche. |
Richard BURKE (Statewide
California Electronic Library Consortium) SCELC è l'acronimo di Statewide California Electronic Library Consortium (Consorzio biblioteche elettroniche della California), un gruppo di oltre novanta istituzioni private ed enti di ricerca senza fini di lucro ubicati in tutto lo Stato. La gamma delle biblioteche rappresentante dal Consorzio è ampia e comprende grandi università, istituti d'arte, collegi religiosi e seminari, musei, facoltà di legge, centri medici, think tank eccetera. Il fine principale del Consorzio è di offrire benefici comuni a tutti i membri, superando le differenze derivanti dalle esigenze specifiche di ognuno, e anzi soddisfandole mediante un'applicazione capace di gestire in maniera semplice ed efficace le risorse elettroniche amministrate dalle varie istituzioni associate. A questo fine, il Consorzio ha sviluppato, in partnership con la Serial Solutions di Seattle, uno dei primi sistemi ERM che ha visto la luce nel marzo del 2007. In questa presentazione Burke (direttore esecutivo del Consorzio) descrive il processo di sviluppo di questo sistema e le sue caratteristiche principali. Il Consorzio ha inoltre messo a punto una banca dati operativa interna, SCELC WISDOM, che consente la gestione completa di tutti i dati relativi ad abbonamenti elettronici (fatturazione, identificazione indirizzi IP, funzionalità mass-mail ecc.), consentendo al contempo il rinnovo rapido di un gran numero di tali abbonamenti. WISDOM, che utilizza il database relazionale FileMaker Pro, fornisce parte delle informazioni presenti nel sistema ERM SCELC, offrendo un buon esempio di gestione a livello consorziale di una quantità notevole di informazioni. |
Theodore A. FONS (Innovative
Interfaces Inc.) La valutazione, la scelta e l'adozione di un sistema ERM da parte di una biblioteca comporta tutta una serie di problemi relativi alla sua messa in opera e ai requisiti funzionali derivanti da tale operazione. L'inserimento di un tale sistema all'interno di un contesto produttivo permette di verificare rapidamente quali di questi requisiti sono soddisfatti e quali no. Esso permette inoltre di individuare eventuali esigenze future, generate da utenti finali sia interni che esterni all'istituzione. I bibliotecari, infatti, hanno bisogno di analizzare le collezioni elettroniche per valutarne l'ampiezza, le lacune e l'eventuale duplicazione di titoli, il costo per uso e altre realtà specifiche. Essi hanno inoltre bisogno di automatizzare operazioni amministrative come la registrazione di indirizzi IP, documentazione incidenti, attivazione, rinnovo, revisione e scambio licenze. Bibliotecari e utenti devono essere pienamente consapevoli delle condizioni (usi consentiti e restrizioni) che regolano l'accesso e la fruizione di risorse elettroniche. Essi devono inoltre essere informati riguardo ad eventuali aggiornamenti o sospensioni del servizio. L'evoluzione dei sistemi ERM deve essere accompagnata da un aumento della loro funzionalità, in maniera tale da soddisfare i requisiti specifici delle istituzioni che li adottano. Tali sistemi devono diventare inoltre strumenti di analisi e sviluppo delle collezioni, nonché fonti di informazioni su accesso e licenze per utenti che accedono a risorse elettroniche da qualsiasi postazione, interna o esterna alla biblioteca. |
Brian GREEN (EDItEUR) Più aumenta la quantità di risorse elettroniche e più le biblioteche hanno difficoltà a venire a capo dei termini delle licenze create dagli editori o produttori di tali risorse. La possibilità di esprimere questi termini in linguaggio XML, di collegarli alle risorse elettroniche e comunicarli agli utenti è diventata una necessità via via più impellente, che presenta ovvi benefici per editori/produttori e biblioteche. L'EDItEUR, organo di coordinamento delle normative internazionali relative al settore libri e periodici, in collaborazione con la Digital Library Federation (DLF), la National Information Standards Organization (NISO) e la Publishers Licensing Society (PLS), ha messo a punto il formato ONIX Publications License (ONIX-PL) per facilitare la comunicazione dei termini delle licenze relative a risorse elettroniche da editori o produttori di tali risorse alle biblioteche (individuali o consorziate) che le acquisiscono. L'EDItEUR ha anche sviluppato uno strumento che permette a creatori e utenti di scegliere da un elenco (estendibile) di termini e clausiole e articoli, e di creare una licenza ONIX-PL computerizzata senza il bisogno di conoscere il linguaggio XML o il formato ONIX-PL. |
Dalene HAWTHORNE (Emporia
State University Libraries and Archives) e Jennifer
WATSON (University
of Tennessee Health Sciences Library) La gestione di licenze e fatture relative a risorse elettroniche può comportare una spesa di tempo e risorse non indifferente, e benché esistano in commercio appositi sistemi di gestione (ERM), le loro spese di acquisto e messa in opera possono essere proibitivi per molte istituzioni. In quanto a possibili soluzioni alternative, ogni istituzione deve valutare le proprie esigenze a fronte dei vantaggi e degli svantaggi offerti, e poi fare scelte appropriate. Le autrici descrivono alcune di queste soluzioni, con esempi concreti di valutazione e implementazione da parte di biblioteche che hanno scelto questa alternativa. |
Ted KOPPEL (Ex
Libris) L'uso di risorse elettroniche continua a crescere e con esso aumenta la percentuale dei fondi che le biblioteche investono in questo settore, in alcuni casi oltre la metà del budget destinato allo sviluppo delle collezioni. Tale aumento risulta in pressioni interne ed esterne alle biblioteche, che da un lato devono occuparsi dell'amministrazione e gestione di tali risorse, e dall'altro devono render conto di tale gestione ad eventuali enti sussidiari. Al contempo, le forme tradizionali di automazione delle biblioteche stanno passando dal modello del “silos” a quello della “soluzione”. Esaminando i trend di sviluppo delle risorse elettroniche, Koppel cerca di immaginare lo scenario dei prossimi anni e suggerisce alcuni cambiamenti infrastrutturali che espanderebbero e potenzierebbero le capacità di gestione dei sistemi attuali di ERM. |
Kimberly J. PARKER (Yale
University Library) Parker, co-autrice del rapporto “ DLF ERM” (2004), ripercorre le tappe di questa iniziativa della Digital Library Federation illustrandone il retroterra e le attività preliminari, evidenziando il divario tra approcci idealistici e realistici, e invitando i presenti a considerare come il workflow delle rispettive istituzioni faciliti oppure ostacoli l'utilizzo di sistemi di gestione delle risorse elettroniche. |
Oliver
PESCH (EBSCO Information
Services) Tra i vari problemi posti dalle risorse elettroniche vi è quello, non indifferente, che a differenza delle collezioni tradizionali esse non risiedono fisicamente nella biblioteca, ma esistono in uno o più siti ospiti esterni. Pertanto una biblioteca che intenda monitorare l'uso di tali risorse deve prima procurarsi dati statistici da questi siti, che non sempre sono in grado di fornirli. Una ulteriore complicazione è la molteplicità delle forme di accesso a tali risorse: per esempio, una stessa rivista può far parte di un pacchetto come di uno o più database, il che complica le possibilità di ottenere dati accurati riguardo l'uso in quanto si tratterebbe di ottenere e combinare statistiche provenienti da vari siti. L'ottenimento, la riformattazione, il caricamento e la combinazione di dati relativi all'uso sono operazioni che comportano una spesa notevole di tempo e un ampio margine di errore. In questa presentazione, Pesch esamina il modo in cui i sistemi ERM forniscono la struttura per organizzare risorse elettroniche, e come iniziative come COUNTER (Counting Online Usage of Networked Electronic Resources) e SUSHI (Standardized Usage Statistics Harvesting Initiative) contribuiscono al miglioramento della qualità e alla riduzione dei tempi necessari a ottenere rapporti validi sull'uso delle risorse elettroniche. |
Dorette SNYMAN (University
of South Africa) La messa in opera di un sistema ERM implica un'analisi esauriente dei cambiamenti organizzativi previsti, al fine di creare una solida infrastruttura e un workflow per le risorse elettroniche. La Biblioteca dell'Università del Sudafrica (Unisa) ha deciso di usare il modello dell'iniziativa DLF-ERM per l'analisi delle proprie operazioni. Uno dei primi risultati è stato che l'adozione del sistema Millenium (offerto da Innovative Interfaces) avrebbe un impatto notevole sulla maggior parte dei processi organizzativi e conseguenze su quasi tutti i workflow presenti e futuri. La Biblioteca è giunta alla conclusione che solo una gestione ottimale del sistema ERM potrà aiutare nel processo strategico e decisionale relativo alla gestione delle collezioni e al servizio clienti. La presentazione illustra l'analisi del workflow e della customizzazione dell'ERM da parte dell'Unisa, unitamente alla pianificazione dei cambiamenti organizzativi e operativi previsti. |
Wilhelm WIDMARK (Stockholms
universitetsbibliotek) La Biblioteca dell'Università di Stoccolma ha conosciuto un rapido aumento delle risorse elettroniche, accompagnato da un corrispondente aumento della percentuale del budget ad esse dedicata. Inizialmente, la struttura organizzativa della Biblioteca, fondata sulla gestione di risorse tradizionali, ha subìto modifiche limitate che ben presto, però, sono risultate insufficienti a gestire la mole di lavoro generata dalle nuove risorse. Per esempio, le informazioni sulle licenze si trovavano in vari spreadsheet e email conservati in sedi diverse, e buona parte di queste informazioni risiedeva di fatto nella testa di due individui chiave. Pertanto abbiamo riorganizzato il lavoro di amministrazione e gestione delle risorse elettroniche, acquistando al contempo un sistema ERM Meridian, prodotto dalla Endeavor Information Systems. Dopo un inizio promettente, la nuova struttura organizzativa ha continuato a funzionare con successo ma Meridian ha deluso le aspettative. Widmark spiega le ragioni del mancato successo, esponendo i problemi incontrati ed eventuali soluzioni per il futuro. Malgrado gli ostacoli incontrati finora, l'autore ritiene che il futuro dell'amministrazione e gestione delle risorse elettroniche passi attraverso la messa in opera efficace di un sistema ERM. |
Alicia WISE (Publishers
Licensing Society) La gestione delle risorse elettroniche rappresenta una sfida sia per le biblioteche sia per gli autori, editori, utenti finali ed altre figure coinvolte nella nuova economia dell'informazione. Alicia Wise esplora l'applicazione dei sistemi ERM alla gestione dei diritti d'autore e diritti di protezione affini, con particolare attenzione agli aspetti legali, organizzativi, sociali e tecnologici. L'autrice fornisce esempi di iniziative in corso per dimostrare come abbracciando la complessità e investendo in normative internazionali per l'automazione si possano fare progressi notevoli in questo campo. |
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